10 maneras de prepararse y sobrevivir en los negocios durante un desastre natural

Siempre has sido un hombre de negocios inteligente. Usted sabe que los desastres naturales pueden ocurrir en cualquier momento y debe prepararse para ellos. Los desastres naturales pueden causar graves daños a su negocio, por lo que es importante planificarlos con anticipación.

Hay muchos desastres que enfrentamos hoy: huracanes, tormentas, inundaciones, tornados, incendios y terremotos. Según Outforia.com hay 24 desastres naturales que ocurren.

Los desastres naturales incluyen todos los tipos de clima severo, que tienen el potencial de representar una amenaza significativa para la salud y seguridad humana, la propiedad, la infraestructura crítica y la seguridad nacional. ~ DHS.gov

Infografía sobre desastres naturales de Outforia

No importa qué tan bueno sea como empresario y gerente, siempre habrá circunstancias fuera de su control que pueden afectar su negocio.

La preparación para desastres debe comenzar cuando abre las puertas de su negocio. Si no tienes un plan, siempre es bueno empezar ahora. No tendrá una mente clara y lógica durante un desastre porque toda su atención estará en su familia y amigos. Por lo tanto, debe asegurarse de que su empresa tenga un plan para casos de desastre.

Prepararse para lo peor puede ayudar a minimizar el riesgo de que su negocio no funcione.

Hay mucha información general para negocios, pero este artículo es específicamente para pequeños emprendedores independientes y emprendedores de comercio electrónico.

Como pequeña empresa, funciona desde su hogar, oficina pequeña o tienda minorista. Los pasos de planificación son los mismos para cualquier negocio.

Cómo pensar en la preparación para desastres

¿Qué pasaría si toda su oficina (casa) o almacén se inundara o se incendiara hasta los cimientos? Piense en todo lo que necesitaría para que todo avance sin problemas.

Aquí hay algunas maneras de prepararse:

1. Mantener la tecnología en marcha

Nuestro mundo se basa en la tecnología e Internet, y como empresa, es la forma en que te comunicas y diriges tu negocio.

Tenga una forma alternativa de acceder a su Internet. En los desastres naturales, se cortará la energía antes de que las cuadrillas puedan llegar a las líneas de reparación. Invertir en un generador o en un sistema de alimentación ininterrumpida (UPS).

Suponga que su proveedor de Internet no funciona en el área, busque ubicaciones alternativas que pueda usar como base. Aunque un hotel o una cafetería, la visita normal, solo tendrá acceso wifi limitado. Busque espacios alternativos donde pueda operar, por ejemplo, suites de oficina en un área diferente.

2. Estar en la nube y hacer una copia de seguridad.

Al administrar un negocio, los datos que tiene al alcance de la mano son cruciales para todo lo que hace. Así es como puede atender a sus clientes, realizar un seguimiento de sus registros financieros, enviar y recibir documentos con los clientes y comunicarse con los empleados. Sin acceso a estos datos, paralizaría su negocio: no podría funcionar.

Una de las peores situaciones que he visto durante mi carrera de TI son las empresas que no tienen copias de seguridad. Incluso hoy, una encuesta rápida de mis clientes de comercio electrónico muestra que ninguno ha pensado en hacer una copia de seguridad de la información de su tienda en línea. En cambio, las personas asumen que está en Internet y que su empresa de alojamiento lo respaldará automáticamente.

No es así, su tienda de comercio electrónico está alojada en una plataforma de comercio electrónico. Shopify, por ejemplo, hace una copia de seguridad de toda la plataforma para Shopify pero no una copia de seguridad de datos de tiendas individuales. Ninguna plataforma de sitio web hará una copia de seguridad de sus datos para su sitio web.

La mayoría de las empresas almacenan datos en una nube, lo que puede ralentizar su Internet si tiene archivos grandes o si muchas personas usan el mismo Internet. Si tiene servidores en la oficina, siempre saque un conjunto de unidades de respaldo de la propiedad.

Realice copias de seguridad de todos los registros críticos, como datos contables y de empleados, listas de clientes, fórmulas de producción e inventario.

Si tienes una tienda en línea, es una buena idea tener una copia de seguridad de la información sobre tus productos, imágenes, pedidos y clientes. Menciono esto porque ¿qué sucede si los servidores de su tienda en línea, sobre los cuales no tiene control, se ven afectados por un desastre? ¿Existe un plan de respaldo y recuperación para los servidores?

3. Comunicarse con empleados y contratistas

Incluso como emprendedor individual, tiene personas que ayudan a su negocio, por ejemplo, un asistente virtual, redes sociales o una persona de cumplimiento. Mantenerse en contacto con todos es una excelente manera de garantizar que todos estén bien y fomenta excelentes relaciones.

Desarrolle una forma rápida y eficiente de mantener informados a los empleados y contratistas. Es normal tener información de comunicación para sus empleados; como mínimo, debe tener un número de teléfono y correo electrónico para sus empleados y contratistas.

Un buen hábito es crear un chat grupal en Facebook para conectar con los empleados y comunicarse con ellos normalmente. No todos revisan sus correos electrónicos en situaciones, pero todos están en Facebook.

He creado un grupo de Messenger para mis clientes de Shopify que también acaban en mis talleres. Gran manera de comunicarse y mantenerse en contacto.

4. Comunicarse con los clientes

No se olvide de sus clientes. Con suerte, ya tiene un sistema o varias formas de conectarse con sus clientes. Manténgalos informados sobre lo que está sucediendo, si está funcionando y, si no, cuándo volverá a estar en el negocio.

Si tiene pedidos que no puede cumplir, vea si puede encontrar otra oportunidad para completar el pedido de la competencia. Entonces, su cliente recordará sus esfuerzos, no la competencia.

¡Este es el momento de ser el mejor en servicio al cliente!

Donna de The Missing Piece Puzzle Company dice: "

1. ¡El servicio al cliente es lo primero en su lista si tiene algún pedido!

2. La comunicación es imperativa si no puedes cumplir... la gente entiende y puedes hacer un nuevo amigo".

5. Desarrolle un plan de contingencia para su cadena de suministro

Cree una lista de proveedores o proveedores de respaldo en caso de que cierren los principales. Considere sitios de trabajo alternativos para que pueda seguir operando.

Recuerde, si usted es un proveedor, es posible que sus clientes tengan que elegir otro proveedor alternativo para mantener contentos a sus clientes. Conozca su industria para que pueda ayudar a su cliente a encontrar nuevos proveedores que, con suerte, no lo reemplacen. ¡Concéntrate en ayudar a tus clientes!

"Además, identifique proveedores clave, transportistas, recursos y otras empresas con las que debe interactuar a diario. Desarrolle relaciones profesionales con más de una empresa si su contratista principal no puede atender sus necesidades. Un desastre que cierra a un proveedor clave puede devastar su negocio. " -fema.gov

6. Inventario: piense en el futuro.

Estoy en contra de llevar inventario como una pequeña empresa a menos que sea una tienda minorista. El inventario inmovilizará su efectivo que podría haber utilizado para marketing y publicidad.

Aunque, si está creando sus propios productos, no hay más remedio que tener algo de inventario en stock.

Donna, la propietaria de TheMissingPuzzle.com , ordena su papel de impresión por palet. Le ahorra mucho dinero comprando a granel. Entonces, cuando comenzó la pandemia y no se podía importar desde China, ella fue una de las pequeñas empresas de rompecabezas en línea para capear la tormenta porque no se quedó sin papel de impresión.

En otra situación, Matt, el propietario de MysticKnotWork.com , asegura que tiene muchos materiales a mano durante la temporada de verano y Navidad para su tienda minorista y en línea.

7. Envío

Descubra qué oficinas de correos siguen funcionando o están abriendo de nuevo. Aquí hay una lista: USPS.

Durante el desastre de Harvey en Houston, el transporte se detuvo. Como se mencionó anteriormente, una lista de proveedores y vendedores alternativos que pueden cumplir con sus pedidos.

8. Revisar las pólizas de seguro.

Considere un seguro en su sitio físico (está alquilando, posee sus muebles/equipo de TI, qué está cubierto).

Es inteligente que cualquier dueño de negocio contrate pólizas de seguro de propiedad, que cubren el costo de reemplazar equipos o edificios dañados o destruidos. Pero también considere el seguro de interrupción de negocios, que cubre la pérdida de ingresos si su negocio se ve obligado a cerrar temporalmente.

Tome fotografías de su tienda minorista u oficina con regularidad para fines de seguros. Esta es una buena prueba o registro si no ha detallado su hardware.

Mantenga buenos registros de nuevas compras y copias en línea (de todos modos, los necesita para los impuestos).

9. Proteja los registros comerciales vitales

Hoy en día, la mayoría de los documentos de la empresa están en línea, pero todavía hay documentos originales. Estos deben mantenerse a salvo. Haga copias, hágalas notarizar y guárdelas en línea.

Guarde sus documentos más esenciales en una caja fuerte que haya sido probada y catalogada por UL (Underwriters Laboratories) como resistente al fuego, al calor, a las herramientas de robo y a las antorchas. Su banco local tiene cajas de seguridad disponibles para alquilar.

Parte de sus registros que debe mantener seguros son los certificados de nacimiento, los trámites de matrimonio y divorcio, los pasaportes y los certificados de ciudadanía, por nombrar algunos documentos personales. La mayoría de sus documentos son fáciles de obtener nuevamente, pero recopilar todos los fragmentos requiere un gran esfuerzo y tiempo.

Vivo en una zona de huracanes, y todos mis documentos están en una bolsa de viaje empacada en un contenedor de plástico (vivo en un bote) para que sea fácil de agarrar, y tengo todo junto.

10. Haz una lista de ideas

Cada negocio y las circunstancias de cada propietario son diferentes. Cree su propia lista de pasos importantes a seguir para prepararse para un desastre para su empresa.

Mantendré esta lista actualizada sobre cómo prepararme para cualquier situación. Quería aportar una perspectiva diferente a todas las listas generales que encontré en línea en mi investigación.

También habrá algunas ideas de otros dueños de negocios pronto.

Recursos:

Aplicaciones de respaldo para Shopify:

Datos de actualización masiva

Actualice de forma masiva campos específicos mientras mantiene intactos los datos existentes. Por ejemplo, actualizar el inventario de productos por el número de SKU. Programar y repetir automáticamente.

Aplicación Matrixificar

Copias de seguridad diarias automatizadas

¿Sabías que Shopify no puede ayudarte a recuperar tus datos? Rewind hace una copia de seguridad automática de su tienda todos los días. Solo configúralo y olvídalo.

Aplicación de rebobinado